Me MySpeakerissa olemme sitoutuneet suojaamaan työntekijöidemme yksityisyyttä. Varmistamme, että henkilötietojesi käsittely tapahtuu vastuullisesti ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi työntekijänä, ja kuvailemme, mitä henkilötietoja käsittelemme ja mihin tarkoituksiin, kuinka kauan säilytämme tietoja kenelle voimme luovuttaa henkilötietojasi ja millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä. Suosittelemme, että luet tämän tietosuojaselosteen huolellisesti.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: MySpeaker Oy
Y-tunnus: 2907553-2
Osoite: Vuoritontuntie 22, 02200 Espoo
Sähköposti: info@myspeaker.fi
2. Käsittelemiemme henkilötietojen tyypit
Kun olet työntekijämme, keräämme ja käsittelemme muun muassa seuraavia tietoja sinusta:
- Työntekijän perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus
- Työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten työsuhteen kesto ja muoto, asema yrityksessä, työpaikka, käyttäjätunnukset, sovellettava työehtosopimus, luontoisedut ja muut työsuhde-etuudet, toimitiloja ja järjestelmiä koskevat pääsyoikeudet
- Osaamistiedot, kuten koulutus, työhistoria ja erityiset osaamisalat
- Työaikatiedot, kuten työaikamerkinnät, lomat ja poissaolot (kuten perhevapaat, sairauden aiheuttamat poissaolot)
- Palkanmaksuun liittyvät tiedot, kuten pankkitilitiedot
- Muut työsuhteen hallintaan liittyvät mahdolliset tiedot, kuten arvioinnit, varoitukset ja mahdolliset sairaslomatodistukset
Keräämme henkilötiedot ja muut tiedot sinulta suoraan, kun teemme kanssasi työsopimuksen tai suostumuksellasi kolmansilta osapuolilta. Voimme päivittää henkilötietojasi työsuhteesi aikana.
3. Käsittelyn tarkoitukset ja perusteet
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin seuraavista oikeudellisista syistä:
- Sopimus: Henkilötietojasi käsitellään MySpeakerin ja sinun välisen työsuhteen hallinnointiin työsopimuksen mukaisesti. Voimme myös käyttää tietoja neuvotellaksemme sopimuksen kanssasi.
- Lakisääteinen velvoite: Meillä on lakisääteinen velvollisuus käsitellä henkilötietojasi esimerkiksi ylläpitääksemme työaikakirjanpitoa, antaaksemme työtodistuksia, suorittaaksemme pakollisia maksuja, hankkiaksemme ja tarjotaksemme sinulle työterveyspalveluja, tallentaaksemme palkkakuitteja ja toteuttaaksemme muita tarkoituksia, jotka liittyvät pakollisissa laeissa määriteltyihin työnantajan lakisääteisiin velvoitteisiin.
- Suostumus: Suostumuksesi perusteella voimme kerätä tietoja sinulta esimerkiksi soveltuvuuskokeiden kautta.
Emme käsittele henkilötietoja tehdäksemme automaattisia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai jotka muuten vaikuttaisivat sinuun merkittävästi.
4. Tietojen säilyttäminen
Henkilötietojasi säilytetään työsuhteesi ajan ja työsuhteesi päättymisen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen, jotta voimme täyttää kaikki lakisääteiset velvoitteet, joita meillä voi vielä olla työsuhteesi päättymisen jälkeen, esimerkiksi oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi ja työtodistuksen toimittamiseksi sinulle.
5. Henkilötietojesi luovuttaminen ja siirtäminen
Emme luovuta tietojasi kolmansille osapuolille, paitsi alla kuvatuissa tilanteissa:
- Konserniyhtiöt: Luovutamme henkilötietojasi MySpeaker-konserniin kuuluville yrityksille tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.
- Työterveyshuollon tarjoajat: Voimme luovuttaa henkilötietojasi työterveyshuollon tarjoajille, joiden kanssa olemme sopineet siitä, että ne tarjoavat terveydenhuollon palveluja työntekijöillemme.
- Eläkevakuutusyhtiöt: Voimme luovuttaa henkilötietojasi eläkevakuutusyhtiöille, koska olemme velvollisia tekemään niin sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
- Viranomaiset: Voimme luovuttaa tietojasi viranomaisille, kun meillä on lakisääteinen velvollisuus tehdä niin sovellettavan lain nojalla.
- Yritysjärjestelyt: Voimme luovuttaa henkilötietojasi yritysjärjestelyn yhteydessä järjestelyn toiselle osapuolelle/osapuolille, jos ja siinä määrin kuin se on tarpeen.
- Suostumus: Suostumuksesi perusteella voimme luovuttaa tietojasi antamasi nimenomaisen suostumuksen määrittämissä rajoissa.
Voimme siirtää henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jotka tarjoavat palveluita MySpeakerille. Nämä kolmannet osapuolet, kuten IT-palveluntarjoajat, käsittelevät henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Kun siirrämme tietojasi kolmannen osapuolen palveluntarjoajille, olemme varmistaneet, että nämä palveluntarjoajat ovat myös sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Jos meidän on siirrettävä henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolelle, siirrämme tietojasi vain käyttämällä sovellettavan lainsäädännön sallimia siirtomekanismeja, kuten EU:n komission vakiosopimuslausekkeita.
6. Tietoturvatoimenpiteet
Käytämme tarvittavia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia henkilötietojesi suojaamiseksi laittomalta tai luvattomalta käytöltä, paljastamiselta, katoamiselta ja muulta luvattomalta käsittelyltä. Näitä toimenpiteitä ovat esimerkiksi palomuurien käyttö, salaustekniikatja suojatut tilat, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja järjestelmien käytön valvonta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstömme asianmukainen ohjeistaminen.
7. Oikeutesi rekisteröitynä
Sen lisäksi, että saat informaatiota tässä tietosuojaselosteessa, sinulla on seuraavat oikeudet rekisteröitynä:
- Oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista ja poistaa ne: Sinulla on oikeus saada pääsy käsittelemiimme henkilötietoihisi. Pyynnöstäsi korjaamme kaikki sinua koskevat virheelliset tai epätäsmälliset henkilötietosi. Sinulla on myös oikeus pyytää tietojesi poistamista (oikeus tulla unohdetuksi) sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Voit osoittaa nämä pyynnöt HR-yhteyshenkilöllesi.
- Tietojen siirrettävyys: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja sinulla on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittelemme tietojasi automaattisesti sopimuksen tai suostumuksesi perusteella ottamalla yhteyttä HR-yhteyshenkilöösi.
- Oikeus vastustaa ja oikeus rajoittaa: Sinulla on oikeus vastustaa suorittamaamme käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, erityiseen tilanteeseesi liittyvillä syillä. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi jos vastustat edellä kuvattua käsittelyä tai kiistät henkilötietojesi oikeellisuuden. Voit osoittaa nämä pyynnöt HR-yhteyshenkilöllesi.
- Suostumuksen peruuttaminen: Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä HR-yhteyshenkilöösi. Huomaa, että suostumuksesi peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suorittamamme käsittelyn laillisuuteen.
- Oikeus tehdä valitus: Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että olemme käsitelleet henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen tai sovellettavan lainsäädännön vastaisesti. Suomen valvontaviranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.
8. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
MySpeaker kehittää jatkuvasti liiketoimintaansa ja palveluitaan, minkä vuoksi saatamme joskus joutua tekemään muutoksia myös tähän tietosuojaselosteeseen. Ilmoitamme sinulle kaikista tekemistämme muutoksista.
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 15.06.2022